E-Rechnung: Den nächsten Schritt zum Jahreswechsel 2027 vorbereiten
Die Übergangsregeln für inländische B2B-Rechnungen laufen schrittweise aus. Ab 2027 wird die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen insbesondere für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr relevant. Die Empfangsbereitschaft ist bereits seit 2025 grundsätzlich erforderlich.
Welche Übergänge gelten
Für bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden; maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Für 2027 gilt diese Möglichkeit nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers unabhängig vom Umsatz bis Ende 2027 zulässig. Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen und die Ausstellung durch Kleinunternehmer, sind gesondert zu berücksichtigen.
Eine PDF-Datei allein genügt nicht
Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Anforderung nicht. Hybride Formate wie ZUGFeRD, bei denen strukturierte XML-Daten in eine PDF-Datei eingebettet sind, können sie dagegen erfüllen. Unternehmen benötigen daher einen funktionierenden Ablauf für Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten.
Umstellung mit realen Belegen testen
Vor dem Jahreswechsel sollten Buchhaltung, Softwareanbieter und wichtige Geschäftspartner abgestimmt sein. Besonders hilfreich sind Tests mit Gutschriften, Rechnungskorrekturen und unterschiedlichen Steuersätzen. So lassen sich Fehler in Stammdaten oder Schnittstellen vor dem verpflichtenden Einsatz erkennen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die Einordnung gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.